Рассмотрим в статье один из важных вопросов при выборе системы учета клиентов - устанавливать CRM как программу или воспользоваться онлайн-сервисом с доступом через Интернет. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Обозначим их, учитывая особенности школ, центров творчества, развития и обучения. Будем подводить итог по каждому показателю, а в конце подведем общий итог по всем.

О системах работы с клиентами.

Оффлайн-версия CRM предполагает установку программы на стационарные компьютеры или ноутбуки. Как правило, такую CRM можно скачать с сайта разработчика, активировав лицензию на определенное количество рабочих мест. Обычно лицензия «привязывает» программу к тому компьютеру, на который она установлена. Если вы работаете за двумя ПК - на работе и дома, потребуется дополнительная установка.

Кроме того, установка программы потребует размещение базы данных (БД) - к ней для работы будут подключаться другие компьютеры. Часто это требует размещение рабочих мест в единой локальной сети. Если вы работаете дополнительно из дома или любого другого места, вам понадобится настройка VPN-соединения. Также придется держать включенным тот компьютер, на котором размещена ваша БД.

Онлайн-CRM хранит данные удаленно, в «облаке», на «своих» серверах, и обеспечивает к ним доступ по сети Интернет. Устройство, с которого вы входите в CRM, не имеет значения - важны лишь реквизиты (логин и пароль), под которыми вы осуществляете вход. А сам вход происходит через обычный браузер. Поэтому вы можете пользоваться онлайн-CRM с ПК на работе, с ноутбука дома, с ПК соседа, с планшета или телефона, и это не потребует приобретение дополнительных лицензий или установку самой программы. Вам нужен обычный интернет-браузер.

Приступим к анализу.

Доступ для руководителя.

Часто руководитель школы или сам является ее преподавателем, или активно участвует в PR, рекламных, бизнес-процессах школы, или занят собственной профессиональной деятельностью (фотографирует, занимается кулинарией, работает визажистом, консультирует и т.д.). Он активно передвигается, возможно, не находится постоянно в офисе. А значит доступ к данным о клиентах может требоваться с разных устройств и разных мест.

Если же школа большая и уже выстроена система, не требующая постоянного присутствия, или руководитель не принимает активного участия в деятельности центра, то ему так же потребуется удаленный доступ к данным о клиентах и финансовых показателях школы.  

И в том, и в другом случае удобнее реализовать доступ к данным с помощью онлайн-системы учета по сети Интернет.

Программа: 0
Онлайн: 1

Доступ для сотрудников.

Если говорить о сотрудниках, то в первую очередь доступ нужен для менеджеров, которые работают с клиентами. Они тоже могут совмещать эту работу с преподаванием и их может быть немного - 1-3 сотрудника, в редких случаях (в больших школах) это 5-10 человек (вместе с филиалами). Во вторую очередь и реже CRM может потребоваться преподавателям. Однако они часто не имеют специально выделенных мест в офисе и работают с ноутбуков или мобильных устройств.

Если необходимо поддерживать "мобильность" сотрудников и преподавателей, предпочтительнее оказывается онлайн-CRM.

Программа: 0
Онлайн: 1

Скорость работы.

Оффлайн-CRM, установленная на отдельный мощный сервер, сможет работать быстрее, чем удаленная. Однако объем данных, которые вы храните о клиентах, в случае школы небольшой - с точки зрения программных алгоритмов их обработка не требует больших ресурсов, даже если клиентов будет тысяча. Схема связи с «облаком» не повлияет на общую скорость работы, поэтому возможности CRM-программы и онлайн-CRM можно считать равными по данному показателю.

Программа: 1
Онлайн: 1

Защита данных.

Размещение любых данных в локальной сети (в случае оффлайн-системы) призвано обезопасить к ним доступ. Разумеется, при правильной настройке техническим специалистом.

Сложный пароль доступа к вашей учетной записи (в случае онлайн-системы), например, из восьми и более символов с использованием прописных и строчных букв, цифр и символов сделает ваши данные так же защищенными. Поэтому в этой части можно говорить о равенстве данных типов систем.

Программа: 1
Онлайн: 1

Установка.

Как и любая программа, оффлайн-CRM требует установки. Если система создана корректно, скачать CRM и установить ее не будет сложностью. Однако программа должна подходить под вашу операционную систему - основной до сих пор остается Windows, но все больше ПК оснащается ОС от Apple, к тому же есть мобильные телефоны и планшеты со своими операционными системами. Не каждый производитель программного обеспечения выпускает версии программ под все ОС.

Интернет-браузер же присутствует на любых устройствах и работает примерно по одному и тому же принципу, а значит в случае онлайн-CRM вам вообще не нужно будет думать о том, какая операционная система стоит на ваших рабочих местах - система учета клиентов будет работать на всех.

Программа: 0
Онлайн: 1

Стоимость.

Как правило, CRM-программа имеет цену установки без ежемесячных платежей. В некоторых случаях добавляется стоимость ежегодной технической поддержки. Иногда это удобно - вы платите один раз, больше не думая о внесении платежей.

Онлайн-сервис, наоборот, чаще предполагает ежемесячные или квартальные платежи.  Их величина меньше, чем цена покупки программы. А иногда онлайн-CRM и вовсе предоставляется бесплатно для определенного количества сотрудников.

В разрезе года стоимость обоих типов систем становится сравнимой (для платных версий). Предпочтение зависит от того, как вам удобнее платить - сразу выделить сумму (на программу) или фактически разбить ее на несколько платежей (на онлайн-сервис). Если вы открылись недавно, то разумнее будет оформлять ежемесячную подписку на онлайн-CRM - так вы избежите больших расходов и сможете отказаться от оплаты вообще, если поймете, что бизнес не пошел.

Программа: 1
Онлайн: 1

Ресурсы.

Для программы, как мы уже отмечали выше, потребуется постоянно работающий компьютер или сервер, а также настройка локальной сети. Но наличие канала Интернет для оффлайн-CRM не обязательно.

Для онлайн-сервиса, наоборот, не нужны ни компьютер, ни локальная сеть, но нужен Интернет. Однако при существующем сегодня покрытии городов сетями широкополосного доступа и мобильным интернетом такое требование не должно стать проблемой. 

Установим равенство систем в показателе по требованию к ресурсам.

Программа: 1
Онлайн: 1

Поддержка и доработка.

Оба вида систем, как правило, одинаково поддерживаются и регулярно обновляются компаниями-производителями. Немного быстрее обновления происходят в онлайн-версии - вам не нужно ждать нового выпуска, скачивать, устанавливать, все изменения и улучшения проходят автоматически, без ваших действий.

Программа: 1
Онлайн: 1

Итог.

Программа: 5
Онлайн: 8

Каждая из систем обладает своими плюсами и минусами. Однако применительно к школам, учебным и творческим центрам предпочтительнее оказывается онлайн-CRM. Ее гораздо проще начать использовать и удобнее получать доступ к данным. Она практичнее в использовании и позволяет быстро начать собирать требуемую информацию, а значит быстрее повышать вашу эффективность и доход.

Именно по этим причинам мы выбрали именно онлайн-вариант для создания своих инструментов для обучения «Мой Класс». В частности, именно через Интернет работает наша CRM для школ, центров развития, творчества и обучения. Надеемся, вы оцените преимущества подобного варианта ведения клиентов, и он улучшит работу вашей компании.

Перейти на страницу CRM и попробовать ее бесплатно.

Приятной вам работы!