Журналом учета занятий называют таблицу или тетрадь, где записывают дату занятия, учеников и отметки о присутствии. В частном учебном центре по этим записям проверяют пропуски, назначают отработки и сверяют посещения с абонементами. Ниже разберем, какие графы нужны в журнале, и приложим шаблон Excel с примером заполнения.

Скачать шаблона учета журнала учета занятий

Что такое журнал учета занятий

Учет успеваемости — это регулярная фиксация результатов каждого ученика. В системе содержится информация об оценках, темах занятий, домашних заданиях и пропусках. Сами по себе записи мало что дают, потому что куда важнее картина, которая из них складывается. По ней можно отслеживать, кто растет и у кого начался спад, задолго до заявления об уходе из образовательного центра.

По журналу учета занятий через месяц можно восстановить, кто был на занятии, кто пропустил и по какой причине. Обязательно в него записывают только ученика, дату и отметку, остальные графы зависят от задач центра.

В журнал учета учебных занятий часто добавляют тему урока и домашнее задание. Если по записям считают оплату преподавателей, журнал учета проведения занятий дополняют именем педагога и продолжительностью урока.

Сколько занятий осталось на абонементе, по одному журналу не узнать. Для этого нужны данные об оплате и правила списания, которые в разных центрах отличаются. Единой обязательной формы журнала для частных центров, как правило, нет.

Какие данные обязательно фиксировать в журнале

Базовый набор граф в шаблоне ниже включает ФИО ученика, дату, тип занятия, отметку присутствия и комментарий преподавателя. Комментарий заполняют только при необходимости.

При наличии нескольких групп пригодится графа с названием группы, а при нескольких занятиях в день — графа со временем.

Журнал содержит персональные данные учеников, и для их обработки нужно правовое основание. Для данных детей это обычно согласие родителей или договор с ними. Доступ к файлу лучше оставить только сотрудникам, которые ведут учет. Для облачного хранения важно требование 152-ФЗ держать персональные данные россиян в базах на территории России, и зарубежный сервис для этого подойдет не всегда.

Журнал для групповых, индивидуальных и спортивных занятий — в чем разница

Базовые графы у всех журналов одинаковые, отличаются расположение записей и дополнительные поля.

Журнал учета групповых занятий часто ведут сеткой, где ученики идут по строкам, а даты по столбцам. Сетка наглядна, пока состав группы стабилен. Когда ученики ходят на отработки в другие группы, отметки приходится делать примечаниями, и при подсчете их легко упустить. Поэтому в шаблоне каждое посещение записано отдельной строкой.

Журнал учета индивидуальных занятий обычно дополняют временем урока, темой и домашним заданием. Переносов в индивидуальном формате больше, так что перенос и пропуск здесь особенно важно не путать.

Журнал учета спортивных занятий по устройству похож на групповой. Если тренер следит за прогрессом учеников, в журнал учета тренировочных занятий добавляют нормативы или результаты замеров.

Журнал учета практических занятий нужен курсам, где теория чередуется с практикой, например в программировании или рисовании. Рядом с отметкой о присутствии в нем фиксируют, сдана ли работа, ведь ученик мог прийти на урок и не закончить задание.

Бумажный журнал против электронного: плюсы и минусы

Бумажный журнал удобнее, когда отмечать учеников приходится без компьютера, электронный удобнее для поиска и подсчета посещений.

Бумажный вариант оправдан на выездных занятиях, где открывать ноутбук неудобно. С оплатами не связан ни один из вариантов, а связь, собранную формулами, придется поддерживать вручную.

Готовый шаблон журнала учета занятий

Шаблон журнала учета занятий сделан в Excel, одна строка в нем соответствует одному ученику на одном занятии.

На листе «Журнал» 500 строк для записей, тип занятия и отметка выбираются из выпадающих списков. На листе «Итоги» после ввода периода и списка учеников по каждому ученику подсчитываются посещения, пропуски, переносы и отмены. Остатки абонементов в шаблоне не рассчитываются. На листе «Пример» вымышленные данные, на листе «Списки» варианты для выпадающих списков.

Так выглядит заполнение:

Порядок работы с шаблоном:

Скачать шаблона учета журнала учета занятий

Когда журнала уже недостаточно и пора переходить на систему

Переходить на систему имеет смысл, когда на сверку журнала с оплатами, переносами и вопросами родителей уходит больше времени, чем на сами отметки. Обычно это заметно по нескольким признакам.

Следующим шагом обычно становится программа учета занятий, где посещения, расписание и абонементы хранятся в одной базе. В «Мой Класс» система учета посещаемости связана с абонементами. За платное посещение занятие списывается из абонемента, за бесплатное нет, а для пропусков правила задают в настройках группы, например списывать занятие только за пропуск без уважительной причины. Остаток занятий при этом виден сразу, и сводить журнал с оплатами в отдельных файлах не приходится.

Если кроме учета посещений нужны расписание, оплаты и работа с родителями, стоит рассмотреть CRM для школы, где эти разделы связаны между собой.

При знакомстве с любой системой полезно проверить на ней обычные для центра случаи, то есть пропуск, перенос и отработку, и посмотреть, как каждый из них отражается на абонементе.

Автор: Василий Герасименко, руководитель отдела аккаунтинга компании Мой Класс

23 сентября 2026г.