Как сократить долг по оплатам в учебном центре на 80%: кейс ZlatEnglish

За два года репетиторский центр вырос до 50 групп. Рассказываем, как CRM помогла автоматизировать процессы и упростить контроль над растущим бизнесом.

Задача: уйти от ручного управления

За два года работы ZlatEnglish превратился из небольшого репетиторского центра в Златоусте в образовательную площадку со 120 активными учениками и командой преподавателей и специалистов разных направлений. Центр развивает офлайн и онлайн-обучение иностранным языкам, а также направления русского языка, математики, подготовки к школе, логопедии и дефектологии.

В учебный период количество групп достигает 50. Оборот увеличился с около 100 тыс. рублей в месяц на старте до 500–600 тыс. рублей. Вместе с ростом бизнеса увеличивалось и количество операционных задач: нужно контролировать расписание, оплаты, посещаемость, договоры, работу сотрудников и коммуникацию с родителями.

Многие процессы велись вручную: часть информации хранилась в таблицах, часть — в переписках, часть оставалась в памяти сотрудников. Такой подход работал, пока объем задач был небольшим, но с ростом центра стал создавать ограничения.

Главной задачей было не просто внедрить новый сервис, а собрать в одной системе всю информацию об учениках, группах, расписании, оплатах, посещаемости и сотрудниках. Также нужно было сократить ручную работу администратора, сделать контроль оплат прозрачным, вовремя видеть задолженности, пропуски и изменения в расписании.

Отдельными задачами были автоматизация расчета заработной платы, формирование договоров, контроль рабочего графика администратора и менеджеров. Также требовалось, чтобы через систему можно было удобно выгружать данные. И еще нужно было систематизировать коммуникацию с родителями через привычные каналы.

Актуальность: снизить риск ошибок

Рынок дополнительного образования становится более конкурентным: образовательные центры развивают новые направления, усиливают клиентский сервис и ищут способы эффективнее управлять операционными процессами.

В таких условиях даже небольшие ошибки в учете могут влиять сразу на несколько направлений работы — приводить к пропущенным оплатам, сложностям с расписанием, недовольству родителей или дополнительной нагрузке на сотрудников.

По мере роста ZlatEnglish стало сложнее быстро находить актуальную информацию об учениках, контролировать оплаты, посещаемость, скидки и изменения по группам. Чем больше процессов требовали ручного контроля, тем выше становился риск потери важных данных и ошибок в работе команды.

Описание процесса

Для решения задачи ZlatEnglish выбрал CRM-систему «Мой Класс», разработанную специально для образовательных организаций. Внедрение происходило в два этапа:

1. В первую очередь команда перенесла в систему основные процессы центра:

• карточки учеников;
• расписание занятий;
• учет посещаемости;
• контроль оплат и задолженностей;
• выставление счетов;
• учет скидок;
• бонусная программа;
• учет абонементов;
• формирование договоров.

Были опасения, что переход займет много времени, сотрудникам будет сложно привыкнуть к новому формату работы, а данные придется долго переносить вручную. Однако основная настройка и перенос ключевых процессов заняла всего три недели.

2. Далее система постепенно дорабатывалась под особенности центра и новые направления работы.

Сейчас CRM также помогает центру:

• рассчитывать заработную плату сотрудников;
• отслеживать рабочий график администратора и менеджеров;
• формировать выгрузки данных и отчеты.

Отдельное внимание уделили коммуникации с родителями. В «Мой Класс» есть возможность подключить интеграции с ВКонтакте, Telegram, ботом в MAX и сервисом звонков. Это позволило отправлять уведомления родителям через привычные каналы, автоматизировать часть коммуникаций и анализировать качество работы сотрудников через записи разговоров.

Также родители получили возможность самостоятельно оплачивать абонементы через личный кабинет ученика благодаря интеграции с банковским сервисом внутри CRM. Раньше оплату можно было провести только офлайн или вручную переводом на расчетный счет центра.

Результаты

Поначалу команде требовалось привыкнуть к новому порядку работы. На практике система оказалась понятнее, чем ожидалось, а эффект от внедрения стал заметен достаточно быстро.

Контроль оплат стал более прозрачным: команда увидела, что задержки платежей часто были связаны не с отказом клиентов оплачивать занятия, а с тем, что родители просто забывали внести оплату вовремя. Автоматические напоминания и личный кабинет ученика помогли снизить количество таких ситуаций.

Также работа с обращениями клиентов стала более системной: в CRM стало проще отслеживать каждого потенциального ученика, контролировать этапы взаимодействия, вовремя возвращаться к клиентам после пробного занятия и не терять заявки в переписках.

Это привело к тому, что:

• задолженность по оплатам сократилась примерно на 80%;
• конверсия из пробного занятия в абонемент выросла до 80%;
• количество активных учеников выросло на 20%.

Кроме финансовых показателей, изменился сам подход к управлению. Администратору стало проще контролировать оплаты, посещаемость и изменения в расписании. Сотрудники получили быстрый доступ к актуальной информации об учениках и группах. Руководство центра может видеть ключевые показатели без ручного сбора данных из разных источников, в том числе данные по доходам и расходам, задолженности и посещаемости.

Снизилось количество сообщений родителям по вопросам оплаты: вместо ручных напоминаний используются рассылки, уведомления и личный кабинет ученика. Автоматизация договоров, расчета зарплаты и формирования отчетов также сократила объем административной работы.

Опыт центра показывает, что CRM нужна не только крупным образовательным компаниям. Для образовательного бизнеса цифровизация становится актуальной уже на этапе масштабирования. Когда количество учеников и процессов растет, единая система управления помогает снизить операционную нагрузку и сохранить контроль над качеством работы.

Автор: Рада Ум

04 августа 2026 г.