Оплаты приходят сами: как студия танцев перестала терять деньги
Студия современного танца ВМОМЕНТЕ работает два года. У нее два филиала, два педагога и 50 учеников. Весь учет – оплаты, расписание и пропуски – владелица вела одна, в таблицах. Пока учеников было немного, это можно было контролировать, но когда клиентов стало больше, система посыпалась.
В этом кейсе рассказываем, как студия перешла на CRM «Мой Класс», сократила занятия в долг в два раза и перестала терять две недели в месяц на ручных расчетах.
Какие сложности были в начале
Студия росла, ученики приходили, появился второй филиал, но все данные руководитель школы вела вручную: нужно было заносить информацию о каждом ученике, проверять формулы, учитывать скидки и переписываться с клиентами.
Отдельной болью были пропуски. В двух филиалах студии действуют разные правила: где-то пересчитывается каждый пропуск, где-то – только уважительные. Держать две логики в одной таблице и ничего не перепутать было сложно.
А еще таблицы иногда подводили: из-за плохого интернета в студии файл не сохранялся – и данные пропадали. Все приходилось перепроверять и переделывать заново.
Контроль оплат тоже съедал время: не все клиенты сразу присылали чеки, и владелице приходилось искать поступления по суммам, запрашивая подтверждения повторно.
«На отметке в 30 учеников мне стало физически трудно справляться с рутиной. Выпадать на две недели из основной работы, чтобы посчитать суммы, стало невозможно».
Делегировать было некому. Нужен был какой-то понятный и простой инструмент.
Что изменилось после внедрения Мой Класс
У владелицы ВМОМЕНТЕ был опыт внедрения CRM. В найме она встраивала в рабочие процессы Битрикс24 и AmoCRM и хорошо понимала, что для небольшой танцевальной студии это слишком дорогие и сложные решения. Были системы доступнее, но нужного функционала в них не хватало. В итоге остановились на Мой Класс.
«Я о нем не слышала, но решила протестировать. Очень обрадовалась, когда узнала, что есть кабинет для самих клиентов – и они смогут там сами все контролировать. Сомнения перед стартом были – как у большинства руководителей, которые годами вели учет в таблицах. Получится ли настроить правильную логику? Не придется ли перестраивать сам учет занятий? Разберутся ли клиенты, что и как оплачивать?»
Внедрение CRM
Базовую настройку студия сделала примерно за две недели, а часть функций донастраивает до сих пор.
«Очень круто, что есть База знаний. Смотрю, что есть в функционале, и если понимаю, что это упростит нам жизнь, постепенно настраиваю».
Что уже удалось автоматизировать
Студия уже использует разные функции CRM: финансовые отчеты, интеграции с платежными системами и мессенджерами, автоматизацию напоминаний клиентам, индивидуальную настройку групп и т. д.:
- Напоминания и сбор оплат – через бота и личный кабинет. Ученики видят начисления и платят сами, без личной переписки.
- Старт абонемента теперь считается со дня прихода клиента, а не с первого числа месяца.
- Пропуски по разным правилам для каждого филиала. В таблицах ломалась логика, а в CRM это решается индивидуальной настройкой групп.
- Скидки, в том числе для многодетных семей, применяются автоматически.
- Система напоминает о предстоящих днях рождения, студия дарит именинникам скидку на абонемент и поздравляет в общей группе.
Педагоги в кабинете пока не работают, но автоматизация расчета оплаты труда и делегирование части функций уже в планах.
«Опасений на этот счет нет. Как я вижу – интерфейс системы простой и понятный».
Результат внедрения CRM: оплаты приходят сами
Основная метрика, за которой сейчас следит студия – занятия в долг. После внедрения количество таких случаев сократилось в два раза.
По словам владелицы студии, заметное изменение произошло и в рабочих процессах:
«Я получаю деньги без своего постоянного участия, и меня это радует. Родители стали доверять больше: перечисляют деньги заранее, без опасений. Иногда даже чуть больше, чем нужно, потому что видят, как расходуются средства».
Оплата теперь поступает сразу за месяц вперед, независимо от даты начала занятий. Все доходы и расходы студия ведет в CRM: владелица в любой момент видит, сколько заработала и сколько потратила.
Кроме того, студия экономит две недели, которые раньше уходили на пересчеты в таблицах по ночам после работы. Сэкономленное время используется для общения с клиентами, улучшения процессов и развития школы.
Совет тем, кто выбирает CRM
«CRM сохранит и приумножит самое ценное – ваше время, деньги и нервы. И это не всегда дорогие и перегруженные "корпоративные монстры", есть оптимальные решения по адекватной стоимости».
Хотите так же? Начните с бесплатного пробного периода – и посмотрите, как CRM «Мой Класс» будет работать именно в вашем центре. А потом ведите до 5 групп бесплатно.
Автор: Рада Ум
22 июля 2026 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Мой Класс», ИНН 6670530460, ОГРН 1256600031830
620062, г. Екатеринбург, улица Первомайская, д. 76, помещ. 135
Реестровая запись №31837 от 26.01.2026 из Реестра Отечественного ПО
Напишите нам:
Соцсети и каналы:
Новости системы, спецпредложения, материалы об обучении
Подписываясь, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
Мой Класс © 2017
Используя наш сайт, вы даете согласие ООО «Мой Класс» (ИНН 6670530460) на обработку файлов cookie и пользовательских данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, отключите обработку файлов cookies и сбор пользовательских данных в настройках вашего браузера или покиньте сайт.