Как детский центр увеличил конверсию на 35% и снизил отток клиентов на 60%

BAMBOOK School в Москве – многофункциональный языковой центр развития и творчества для детей. В этом кейсе разбираем, как школа навела порядок в процессах с помощью автоматизации.

Проблемы, с которыми столкнулся клиент

Внешне центр активно развивался, но часть процессов оставалась несистемной.

Клиентская база велась в таблицах, не было единой логики и истории взаимодействий.
Должников искали вручную, перелистывая записи. Новые заявки нередко терялись.
Сотрудники тратили на рутину часы, которые могли бы уйти на работу с учениками. А часть клиентов просто уходила, потому что центр вовремя не вернулся к ним с напоминанием или предложением.

Чем больше клиентов, тем сильнее ручные процессы тянут команду назад.

Что изменилось после внедрения Мой Класс

Команда BAMBOOK School внедрила CRM «Мой Класс» и постепенно перевела туда основные процессы:

Как это работает

Учет клиентов и оплат. У каждого ученика в CRM своя карточка: контакты, родитель, статус, история занятий и платежей. Для детского центра это важно вдвойне: в карточке ребенка указан родитель, и все уведомления об оплатах и занятиях приходят именно ему. Вместо десятка таблиц – одна страница, где видно все об ученике.

Контроль задолженностей. В отчете по задолженности администратор видит общую сумму долга по центру, по программам и по каждому ученику – с разделением на просроченные и непросроченные платежи. Система сама учитывает дату следующего платежа: если срок прошел, долг попадает в просроченные. Не нужно вручную сверять, кто, сколько и когда должен, – отчет строится в пару кликов на любую дату.

Работа с лидами и воронкой. Каждая заявка фиксируется в системе и получает статус «новый», «записан на пробное», «принимает решение». Воронка продаж показывает, на каком этапе отсеиваются клиенты и с какой конверсией работает центр, в том числе по источникам заявок. Так видно не только сколько заявок потерялось, но и почему. Например, клиенты доходят до пробного занятия, но не остаются после него.

Автоматические поздравления. В CRM есть сценарии – автоматические действия по событиям. Для поздравлений используется событие «Ученик отмечает день рождения»: система сама отправляет сообщение в назначенное время, без участия администратора. Отдельный раздел «Дни рождения» показывает предстоящие праздники учеников – ни один не пройдет незамеченным.

Единая база вместо таблиц. Вся информация о клиентах хранится в одном месте, с быстрым поиском по имени, телефону, родителю или номеру карты. Права доступа настраиваются по ролям: администратор видит контакты клиентов, преподаватель – свое расписание.

Результаты в цифрах

Через несколько месяцев работы в CRM в BAMBOOK School:

Выручка выросла на 25% за счет более системной работы с клиентами и улучшения внутренних процессов.

Конверсия в покупку увеличилась на 35%.Каждая заявка получила свой статус и перестала теряться по дороге к продаже.

Отток клиентов снизился примерно на 60% – CRM помогла команде вовремя возвращаться к клиентам и не упускать момент, когда родителю нужно напомнить о себе.

Каких еще изменений удалось достичь

BAMBOOK School перешли от разрозненных процессов к системному управлению центром.

Сотрудники школы перестали тратить время на ручной учет и быстрее находят нужную информацию о клиенте. Рутинная нагрузка снизилась, а команда сосредоточилась на содержательной работе с учениками.

Автоматические поздравления и более внимательная работа с базой усилили вовлеченность родителей и учеников, выросла лояльность.

Контроль должников и работа с клиентской базой стала прозрачной, раньше это отнимало времени больше всего.

BAMBOOK School планируют развивать систему: подключить преподавателей к работе в CRM и регулярно знакомить сотрудников с новыми возможностями платформы.