Из блокнота — в CRM: как детский сад сократил число должников с 30% до 5%

Долгое время руководитель центра «Шаг за Шагом» вела учет клиентов в блокноте. В итоге оплаты и заявки терялись, а ученики часто ходили на занятия в долг. После перехода на CRM «Мой Класс» отток на курсах снизился на 70%, а должников стало не больше 5%. Сейчас «Шаг за Шагом» вырос – получил лицензию на дополнительное образование и выбирает помещение под новый филиал.

О центре

Детский сад и центр развития «Шаг за Шагом» на рынке с 2014 года. Сначала это был просто детский сад для детей от 1 года до 7 лет с развивающими и творческими занятиями, которые готовят к школе. Затем появились группы выходного дня, ночная группа, продленка для 1–4 классов, каникулярные смены для детей 6–12 лет.

В среднем в центре обучаются 192 ребенка, с которыми занимаются 20 педагогов.

Как было: данные в блокноте

До CRM все данные хранились в блокнотах руководителя. Главной болью был контроль оплат: клиенты ходили в долг, платежи вносились не вовремя, данные терялись. Заявки тоже пропадали – часто в аврале менеджеры просто забывали, куда записали данные.

Больше всего времени уходило на то, чтобы напоминать родителям об оплате, сверять платежи и вручную рассылать предложения.

Внедрение CRM: преимущества и главные ошибки

Руководитель центра протестировала разные системы и остановилась на Моем Классе.

Данные предстояло переносить вручную – это оказалось самым сложным.

Бывало, что из-за ошибок в настройке клиентам уходили лишние уведомления.

Что автоматизировали и как это помогло центру

Финансы

• Введен контроль оплат. Система показывает, кто и за что заплатил, поэтому удобно отслеживать должников.

• Настроена удобная онлайн-оплата. У каждого клиента своя ссылка на оплату по СБП, комиссия – 0,4%. Чек автоматически уходит в ФНС. Для отчетов делается сверка с банком.

• Внедрены годовые и квартальные взносы. На эти взносы сад обновил оборудование и закупил новые игрушки.

• Делаются перерасчеты: в саду и на продленке пересчитывается только питание, на курсах – другая система. Раньше компенсации приходилось делать вручную раз в месяц, клиенты долго ждали возвраты. Теперь компенсация за пропуски начисляется сразу и автоматически.

• Автоматически начисляются зарплаты педагогам.

Связь с родителями

• Автоматически отправляются напоминания об оплате и предстоящих занятиях.

• И действующим клиентам, и тем, кто уже ушел из детского сада, направляются поздравления с днем рождения. Центр не тратит на это ресурсы, а родителям приятно.

• Делаются рассылки по группам, что помогает допродавать.

• Выдаются бонусы за отзывы, которые собираются через СМС-визитку. Баллами можно оплатить дополнительные услуги.

• Во внутреннем мессенджере «Мой Чат» центр ведет каналы, группы и личные чаты.

Управление

• Быстро и удобно добавляются задачи – в том числе периодические и отложенные. Можно поставить задачу поздно вечером, и она не потеряется до утра.

• Ведется учет посещений детей и сотрудников, контроль проведенных занятий и абонементов.

• Документы направляются через интеграцию с F.Doc. Договоры подписываются по шаблонам прямо в CRM. В карточке клиента видны группы, посещения, комментарии и скидки.

• Находить ошибки и следить за аналитикой помогают отчеты.

• Руководитель в поездках пользуется мобильным приложением «Мой Класс», не теряя доступ к данным.

Результаты

Раньше в долг ходили около 30% клиентов. Теперь, когда напоминания и ссылки на оплату уходят автоматически, таких не больше 5%.

На курсах отток снизился на 70%. Сад регулярно поддерживает связь с родителями: напоминает о занятиях, поздравляет, присылает подходящие предложения.

Точный учет позволил развивать платные допуслуги и курсы и спокойно ими управлять. «Шаг за Шагом» вырос из детского сада в центр развития и получил лицензию на дополнительное образование.

Мама, которая привела ребенка на продленку, так оценила порядок в учете и удобное подписание документов, что стала рекомендовать сад знакомым. Места на новый учебный год закончились уже в мае. Смена рассчитана на 20 детей, а сейчас в ней 30, и заявки продолжают приходить.

Планы

Центр планирует развиваться дальше и подключить личный кабинет ученика, интегрировать CRM с новым сайтом, запустить онлайн-обучение в дополнение к очным занятиям и открыть новый филиал.

Совет тем, кто выбирает CRM

Автор: Рада Ум

1 октября 2026 г.